TOPLANTI YÖNETİMİ EĞİTİMİ

Kısa Kararlı Toplantı

Bir orta ölçekli şirkette yöneticinin haftalık 18-22 saati toplantıda geçer. Çoğunun üçte biri "bu toplantıya gerek var mıydı?" sorusunu yanıtsız bırakır. Geri kalanın yarısında karar çıkmaz ya da çıkan karar takibe alınmaz. Sonuçta yıllık ortalama 600+ saat kişi başına israf. Bu kayıp ürün geliştirme, müşteri ziyareti, ekibe geri bildirim olarak değerlendirilebilirdi.

Toplantı Yönetimi Eğitimi, toplantıyı bir yönetim aracına dönüştüren disiplini katılımcıya kazandırır. Hangi toplantı türü hangi probleme uygun, gündem hazırlama, kolaylaştırıcı rolü, zaman yönetimi, karar protokolü, takip listesi (action items), toplantı kültürü ve toplantısız çözüm yöntemleri (asenkron iletişim) konuları işlenir.

Toplantı Yönetimi Eğitimi, her seviyeden yönetici, proje liderleri, scrum master ve koordinatörler için tasarlanmıştır. Eğitim sonunda katılımcı, kendi toplantılarını yarı süreyle aynı veya daha iyi çıktıyla kapatabilen, ekibinin toplantı yükünü ölçüp azaltabilen bir profili kazanır.

Ön Koşullar

Toplantı Yönetimi Eğitimi için ön koşul yoktur. Her seviyeden çalışan katılabilir. Yöneticilik veya proje koordinasyonu deneyimi içeriğin günlük pratikte daha hızlı uygulanmasını sağlar.

Kimler Katılmalı

Her Seviyeden Yöneticiler: Haftalık toplantı yükü ağır olan tüm yönetici kademeleri
Proje Yöneticileri: Çoklu paydaşlı toplantıları yöneten profesyoneller
Scrum Master ve Çevik Koçlar: Daily, retro, planning toplantılarını kolaylaştıranlar
Koordinatörler ve Asistanlar: Toplantı düzenleyen, gündem hazırlayan profesyoneller
İK Eğitim ve Gelişim Ekipleri: Toplantı kültürünü kurumsal düzeyde kurmak isteyenler
Departman Sorumluları: Ekip toplantılarını verimli yönetmek isteyen orta kademe
Üst Yönetim: Yönetim kurulu ve direktör toplantılarının kalitesini yükseltmek isteyenler

Eğitim Yöntemi

Sunum, gündem hazırlama atölyesi, toplantı kolaylaştırıcılık rol oyunu, sahte toplantı simülasyonu ve katılımcının kendi düzenlediği toplantı türü üzerinden grup analizi ile yürür.

Kazanımlar

Toplantı Türü Seçimi: Bilgilendirme, karar, beyin fırtınası ve retro ayrımını yapma
Gündem Hazırlama: Konu-süre-hedef üçlüsünü yazılı şekilde paylaşma
Kolaylaştırıcı Rolü: Toplantıda yön verici ama baskın olmayan tutum geliştirme
Karar Protokolü: Kim, neye, ne zaman karar veriyor — yazılı sonuçlandırma
Takip Listesi (Action Items): Sorumlu ve son tarihle eylem listesi çıkarma
Toplantı Kültürü: Geç gelme, telefon ve dağılma alışkanlıklarını kuruma ekleme
Asenkron Alternatif: Toplantı yerine yazılı eşgüdüm araçlarıyla karar üretme

Eğitim Süresi

2 Gün (16 Saat). Kurumsal talebe göre 1 günlük özet veya 3 günlük uygulamalı versiyon olarak planlanabilir.

Toplantı Yönetimi Eğitimi İçeriği

1. Toplantı Kültürünün Sorunları

Gereksiz toplantı tuzağı
Toplantı yorgunluğu
Çıkış olmadan biten toplantı
Kurumsal toplantı verimsizliğinin maliyeti

2. Toplantı Türleri

Bilgilendirme toplantısı
Karar toplantısı
Beyin fırtınası
Retrospektif
Birebir (1:1) görüşme

3. Toplantı Gerekli Mi Testi

Yazılı çözülebilir mi
Kim olmadan toplantı anlamsız
Süre ve fayda dengesi
Asenkron alternatif değerlendirme

4. Gündem Hazırlama

Konu, süre, hedef
Önceden paylaşılma kuralı
Hazırlık materyalleri
Gündem dışı konularda park alanı

5. Katılımcı Listesi

Karar verici, etkileyici, bilgi sağlayıcı
Optimum katılımcı sayısı
Çevrimiçi-yerinde dağılım
Davet etmemenin sorumluluğu

6. Toplantı Açılışı

Gündemi onaylama
Zaman ve hedef belirleme
Roller dağıtımı (kolaylaştırıcı, tutanak)
Beklentileri netleştirme

7. Kolaylaştırıcı (Facilitator) Rolü

Yön verici tarafsız konum
Söz dağıtımı
Konudan sapmayı engelleme
Sessiz katılımcıyı dahil etme
Baskın katılımcıyı dengeleme

8. Karar Verme Yöntemleri

Konsensüs ve oybirliği
Çoğunluk ve oylama
Tek karar verici (consult & decide)
RAPID modeli

9. Zor Toplantı Anlarını Yönetme

Çatışma ve gergin tartışma
Tıkanan karar
Konudan uzaklaşma
Soruna dönüşen kişiselleştirme

10. Toplantı Sonucu ve Aksiyon

Action items netliği
Sorumlu ve son tarih
Toplantı sonrası özet
Karar dokümantasyonu

11. Asenkron Toplantı Alternatifleri

Yazılı brief ve karar
Video kayıt ile bilgilendirme
Loom ve benzeri araçlar
Karar yorum-tartışma ile

12. Online ve Hibrit Toplantı

Teknik prova
Eşit söz dağılımı (uzak-yakın)
Kamera ve mikrofon disiplini
Toplantı kayıt ve transkript
İki seviyeli dinleyici yönetimi

13. Toplantı Sıklığı ve Ritim

Düzenli toplantı gözden geçirme
Toplantısız Cuma
Standup ve weekly ayrımı
Toplantı saat sayısı KPI

14. Toplantı Kültürü

Geç başlama ve uzama disiplini
Telefon ve laptop kuralı
Söz hakkı normları
Saygı ve dinleme kültürü

15. Yıllık Toplantı Hijyeni

Düzenli toplantı denetimi
Tekrarlanan toplantı sorgulama
Kurumsal toplantı politikası
Ölçüm ve sürekli iyileştirme