SEKRETERLİK EĞİTİMİ

Profesyonel Ofis Yönetimi

Bir kurumun ilk teması genellikle santralden başlar; bir yöneticinin günlük ritmi sekretere bağlıdır. Sekreterlik bu nedenle sıradan bir asistanlık değil, kurumun yüzü ve operasyon merkezidir. İyi yönetilen sekreterya yöneticinin verimliliğini iki katına çıkarır; kötü yönetileni randevu çakışmaları ve gözden kaçan e-postalarla kurumu felç eder.

Sekreterlik Eğitimi, sekreterya işlevini profesyonel düzeyde icra etme yetkinliğini katılımcıya kazandırır. Takvim yönetimi (Outlook, Google Calendar disiplini), telefon protokolü, profesyonel yazışma (e-posta, mektup), misafir ağırlama, toplantı koordinasyonu, ofis organizasyonu, dosyalama, seyahat planlama, gizlilik kuralları ve kriz anında akıl yürütme işlenir.

Sekreterlik Eğitimi, yeni başlayan sekreter ve asistanlar, ofis müdürleri, santral görevlileri ve kurumsal yapıda destek pozisyonunda profesyonelleşmek isteyenler için tasarlanmıştır. Eğitim sonunda katılımcı, ofisi profesyonel düzeyde yöneten bir profile sahiptir.

Ön Koşullar

Sekreterlik Eğitimi için ön koşul, temel ofis ve bilgisayar kullanımıdır. Sekreterlik mesleğine yeni başlayan veya idari destek rolünde çalışan tüm profesyoneller katılabilir.

Kimler Katılmalı

Yeni Başlayan Sekreter ve Asistanlar: Mesleğe ilk adım atan profesyoneller
Ofis Müdürleri: Sekreterlik fonksiyonunu yöneten orta kademe
Santral Görevlileri: Kurum ön cephesinde iletişim kuran kadrolar
İdari İşler Personeli: Sekreterlik görevlerini idari işlerle birlikte yapanlar
Resepsiyonist ve Karşılama Personeli: Ziyaretçi yönetimi yapan profesyoneller
KOBİ'lerde Çok Görevli Çalışanlar: Sekreterlik dahil birden fazla rol üstlenenler
Kariyere İlk Başlayanlar: İdari destek pozisyonunda profesyonel olmak isteyenler

Eğitim Yöntemi

Sunum, telefon protokolü rol oyunu, takvim yönetimi uygulamalı çalıştayı, yazışma örnekleri analizi ve gerçek ofis senaryosu simülasyonu ile yürür.

Kazanımlar

Profesyonel Takvim Yönetimi: Outlook ve Google Calendar disiplini
Telefon Protokolü: Açılış, transfer, mesaj alma standartları
Yazışma Disiplini: Resmi ve gayri resmi yazışma kalıpları
Misafir Ağırlama: Karşılama, ikram, uğurlama protokolü
Toplantı Koordinasyonu: Davet, hatırlatma, oda hazırlığı, ikram
Ofis Organizasyonu: Dosyalama, arşiv ve dijital düzen
Gizlilik Kuralları: Bilgi paylaşımında profesyonel sınır koyma

Eğitim Süresi

2 Gün (16 Saat). Kurumsal talebe göre 1 günlük özet veya 3 günlük uygulamalı versiyon olarak planlanabilir.

Sekreterlik Eğitimi İçeriği

1. Sekreterlik Mesleği

Sekreter, asistan, koordinatör farkı
Kurumun yüzü olarak rol
Mesleki gelişim ve kariyer
Yönetici-sekreter güveni

2. Profesyonel Görünüm

İş kıyafeti
Bakım ve hijyen
Beden dili
İlk izlenim

3. Telefon Protokolü

Karşılama cümlesi
Aktarım ve bekletme
Mesaj alma
Zor müşteri yönetimi

4. E-Posta Yönetimi

Yönetici e-postasını yönetme
İmza ve şablon
Otomatik kurallar
Gizli yazışma disiplini

5. Takvim Yönetimi

Outlook ve Google Calendar
Toplantı planlama
Çakışma yönetimi
Seyahat takvimine entegrasyon

6. Toplantı Koordinasyonu

Davet hazırlama
Oda rezervasyonu
Materyal hazırlığı
İkram

7. Misafir Ağırlama

Karşılama protokolü
İkram servisi
Bekleme alanı düzeni
Uğurlama

8. Seyahat Planlama

Uçak ve otel rezervasyonu
Vize ve seyahat belgeleri
Detaylı seyahat planı
Gider takibi

9. Ofis Organizasyonu

Fiziksel ofis düzeni
Kırtasiye ve sarf yönetimi
Tedarikçi ilişkileri
Aylık envanter

10. Dosyalama ve Arşiv

Fiziksel dosyalama
Dijital arşiv
EBYS kullanımı
Saklama süreleri

11. Yazışma ve Belge

Resmi yazışma
İç ve dış yazışma
Sözleşme takibi
Belge dağıtımı

12. Yöneticiye Destek

Önceliklendirme yardımı
Hatırlatma sistemi
Karar destek
Konfidensiyel destek

13. Gizlilik ve Etik

Bilgi gizliliği
KVKK uyumu
Çıkar çatışması
Profesyonel sınır

14. Kriz ve Beklenmedik Durum

Yönetici müsait değilken
Acil çağrı yönetimi
Toplantı iptali
Yangın söndürme refleksi

15. Kariyer Gelişimi

Sekreterden asistana
Yönetici asistanlığına geçiş
Sürekli eğitim
Mentor edinme
Kişisel marka