ÖZLÜK İŞLERİ EĞİTİMİ

Eksiksiz Çalışan Dosyaları

Çalışma müfettişi denetime geldiğinde tek soru sorar: özlük dosyalarını görebilir miyim? Cevap iyi ise denetim 30 dakikada biter. Cevap kötü ise eksik her bir belge başına yüksek idari para cezası kesilir. Özlük işleri kurumun hukuki zırhıdır; eksik tutulduğunda çıkacak fatura ağırdır.

Özlük İşleri Eğitimi, özlük dosyasının tüm bileşenlerini eksiksiz tutma disiplinini katılımcıya kazandırır. Özlük dosyası içeriği (kimlik, iş akdi, görev tanımı, sağlık raporu, SGK bildirimleri, eğitim kayıtları), SGK işe giriş ve çıkış bildirimleri, izin takip sistemi, dijital özlük geçişi, mevzuat denetimine hazırlık, çalışan dosyası gizliliği ve KVKK uyumu işlenir.

Özlük İşleri Eğitimi, özlük sorumluları, İK uzmanları, KOBİ İK görevlileri, ofis müdürleri, mali müşavirlik bürosunda personel işleri yapan profesyoneller için tasarlanmıştır. Eğitim sonunda katılımcı, kurumda özlük dosyalarını denetime hazır tutan ve dijital sisteme aktaran bir profesyoneldir.

Ön Koşullar

Özlük İşleri Eğitimi için ön koşul yoktur. İK veya idari işler tarafında çalışan veya çalışacak olan profesyoneller katılabilir. İş hukuku temellerine aşinalık avantajdır.

Kimler Katılmalı

Özlük Sorumluları: Çalışan dosyalarını yöneten ön cephe profesyonelleri
İK Uzmanları: İK operasyonunda özlük detaylarını yönetenler
KOBİ İK Görevlileri: Tek başına özlük süreci yürüten profesyoneller
Ofis Müdürleri: Özlük dosyalarını idari işlerle birlikte yöneten kadrolar
Mali Müşavirlik Bürosu Personel İşleri Sorumluları: Müşterileri için özlük dosyası tutanlar
Yeni Şirket Kuran Girişimciler: İlk işe alımdan itibaren özlük disiplini kurmak isteyenler
Dijital Özlük Geçişi Yapan Kurumlar: Manuel sistemden dijitale geçişi yöneten İK ekipleri

Eğitim Yöntemi

Sunum, özlük dosyası içeriği kontrol listesi atölyesi, SGK bildirim örneği uygulaması, denetim hazırlığı çalıştayı ve gerçek vaka analizleri ile yürür.

Kazanımlar

Özlük Dosyası İçeriği: Yasal zorunlu belge listesini eksiksiz tutma
SGK İşe Giriş-Çıkış Bildirimleri: Süre ve içerik açısından hatasız bildirim
İzin Takip Sistemi: Dijital veya manuel izin defteri disiplini
Dijital Özlük Geçişi: Manuel dosyadan e-belge sistemine düzgün geçiş
Mevzuat Denetimine Hazırlık: Müfettiş kontrolünde sorunsuz cevap verme
KVKK Uyumlu Dosya Saklama: Kişisel veri korumasında doğru uygulamalar
Çalışan Dosyası Gizliliği: Erişim yetkilendirmesi ve saklama süreleri

Eğitim Süresi

2 Gün (16 Saat). Kurumsal talebe göre 1 günlük özet veya 3 günlük uygulamalı versiyon olarak planlanabilir.

Özlük İşleri Eğitimi İçeriği

1. Özlük İşlerinin Yasal Çerçevesi

İş Kanunu özlük yükümlülükleri
SGK mevzuatı
Mali müşavirlik etkileşimi
Denetim sürecine hazırlık

2. Özlük Dosyası İçeriği

Zorunlu belgeler listesi
Kimlik ve özgeçmiş
İş akdi ve görev tanımı
Sağlık raporu
Sicil ve referans

3. İşe Alım Süreci Belgeleri

Başvuru evrakı
İş başvuru formu
Aydınlatma metni ve açık rıza
Deneme süresi kayıtları

4. SGK İşe Giriş Bildirimi

Bildirge zamanlaması
İşe giriş bildirgesi formatı
Sigortalı sınıflandırması
Geç bildirim cezaları

5. İşten Ayrılış Bildirimi

Çıkış kodu seçimi
Süresi içinde bildirim
İhbar ve kıdem belgeleri
İbraname düzenlemesi

6. Aylık SGK Bildirimleri

APHB hazırlanması
Eksik gün kodları
Prim ödemeleri
Düzeltme bildirgeleri

7. İzin Yönetimi

Yıllık izin hak ediş
İzin defteri ve dijital kayıt
Mazeret, doğum, evlilik izinleri
İzin ücreti hesabı

8. Raporlu Gün Yönetimi

İş göremezlik raporları
SGK ile mahsuplaşma
Geçici iş görmezlik ödeneği
Eksik gün bildirimi

9. Dijital Özlük

e-Devlet entegrasyonu
HRIS yazılımları
Manuel-dijital geçiş
Elektronik imza

10. KVKK Uyumu

Aydınlatma yükümlülüğü
Açık rıza belgesi
Veri saklama süreleri
Erişim yetkilendirmesi

11. Çalışan Dosyası Gizliliği

Fiziksel ve dijital güvenlik
Üçüncü kişiye paylaşım sınırı
Yöneticiye bilgi verme
Erişim logu tutma

12. Mevzuat Denetimine Hazırlık

Çalışma müfettişi gelişi
Dosya kontrol listesi
Soru-cevap hazırlığı
Eksik tespiti durumunda

13. Personel Özlük Bilgisi Güncelleme

Adres, medeni hal, banka değişikliği
Ünvan ve maaş değişikliği
Eğitim ve sertifika ekleme
Yıllık güncelleme rutini

14. Yabancı Çalışan Özlük

Çalışma izni süreci
Pasaport ve ikamet belgeleri
Yenileme takibi
Vergi ve SGK özellik

15. Arşivleme ve Saklama

Aktif ve pasif dosya
Yasal saklama süreleri
İmha politikası
Dijital yedekleme
Sürekli iyileştirme